בסקר שערכתי בקבוצת הפייסבוק להורי בני ובנות מצווה "יהלומים, עצות לקראת בר/ת מצווה" ענו ההורים באופן גורף שהם מתקשים לתכנן אירוע בתקופה זו של הקורונה ובקטגורייה השניה דובר על התוכן שקשה להחליט לגביו כשאנחנו בתקופת חוסר וודאות.
אז אני רוצה לענות את דעתי בשני הנושאים גם יחד כי מבחינתי הם שלובים זה בזה ואם לא הקפתי משהו ואתם מרגישים שחסר עוד מידע, אתם מוזמנים לכתוב בתגובות ולתייג אותי כדי שאראה את השאלה.
1. שלב סדר התכנון (מה קודם למה בקבלת החלטות)
בשלב הראשון -אני מחלקת בין מה שאני יודעת למה שאני לא יודעת.
לדוגמה: אני יודעת שהאירוע נופל בתקופה מאד חורפית (משמע הוא יהיה חייב להיות במקום סגור, ולא אל תסעו לכותל בדצמבר!!!).
אני יודעת שיש אורחים בסטטוס סיכון גבוה שגם חרדים לצאת מהבית,
אני יודעת ש… תשלימו…
2. בשלב הבא אני שואלת את עצמי מה הכי חשוב לי ומצמצמת לדבר אחד בלבד. מה שנקרא "החשוב העיקרי" למשל:
"אם הילד לא יחגוג עם חברים מבחינתו כאילו לא היה אירוע"
(או להיפך, אם הוא לא חגג עם X Y Z מהמשפחה זה לא נחשב).
או – "החגיגה כן חשובה לי, אבל התאריך חשוב פחות
לעומת ציון אירוע בתאריך הלידה כן חשוב לי אבל החגיגה פחות.
חשוב לי שיהיו יותר מ50 אורחים גם אם נצטרך לחכות שנתיים"
"הכי חשוב לי שתהיה חוויה משפחתית"
וכן הלאה. צריך להבין שבמיוחד בתקופה זו – אנחנו נדים בין פשרות ולכן בידקו מה הכיייייי חשוב.
3. החלטה על פורמט אירוע לפי שני סוגי תרחישים
הראשון, פורמט מינימלי: מתוך הבנה שבשלב זה לא נוכל לקבל כלללל מה שרצינו, אנחנו קודם כל מתחילים מהשאלה מה הפורמט הכי מינימלי שניתן לחגוג בו בלי לפספס את הדבר שהיה לנו הכי חשוב מסעיף 2.
לדוגמה:
- לילד שהכי חשובים החברים שלו – הזמנה של הפעלת חברים, גם אם יצטרכו להעביר תאריך ברגע האחרון. וגם אם יצטרכו לפצל בין החברים או לבחור רק את העשרה הכי קרובים…
- למשפחות שהחגיגה חשובה והתאריך פחות – למשל, להחליט שמתי שנפתח סגר עושים אירוע ועד אז פשוט אוספים כל מה שצריך לקראתו. אפשר להחליט לעשות אירוע מתגלגל אם ההגבלות עדיין תקפות וכך להזמין כמה קבוצות אורחים בזו אחר זו
- למשפחה שהתאריך כן והחגיגה פחות – אפשר להחליט לחגוג בזום או לחגוג רק עם המשפחה המצומצמת,
- אם הכי חשובה לכם חוויה משפחתית – אל תחכו בכלל. תחליטו שאתם מפיקים סרט מדליק יחד, קליפ מטורף, תוציאו מצידי דיסק משפחתי (וכאן אנחנו נוגעים בתוכן) ואם לא יהיה אירוע – לפחות היתה חוויה.
4. התרחיש האופטימלי הסביר
שאלנו מה קורה במקרה "הכי גרוע" כביכול שיכול להיות (והלוואי שכולנו נזכה לשמוח תמיד ולא נחשוב שקטן זה גרוע) -אנחנו מכינים את עצמנו גם לתרחיש האופטימלי הסביר. בואו לא נגזים ונחכה שיחזירו 100 איש לאולם אחד בזמן הקרוב, אבל תחשבו סביר ביחס לתקופה ועכשיו הגיע הזמן לתכנן את ליין אפ האירוע ואת הצורה שלו
5. תכנון האירוע עצמו
תכנון אחד לתרחיש רע (מינימני) והאחר לתרחיש טוב (אופטימלי). בהתחלה הרכיבו ליין אפ (סדר אירוע). מתוכו אתם כבר תראו מה צריך או כדאי להזמין לכל חלק של האירוע.
גבשו רשימה של חלומות ואני כבר ממליצה: לקשור כמה שפחות תלות בספקים. אני מתכוונת שהאירועים נזילים לאחרונה ויש מצב אפילו טוב שהאירוע יזוז ביומן בשניה האחרונה. לכן בררו על מחירים ומה שלא חייבים לסגור מהר- תסגרו ברגע האחרון. בשביל זה אתם מבררים על יותר מספק אחד. יהיו לכם שתי מאפרות בקנה, שתי חברות קייטרינג, שני צלמים, תקליטנים וכן הלאה וכולם יכולים להתכנס בקריאה
6. מה כן מזמינים מראש? ברור – תוכן מרכזי, הפקת סרט, קליפ
הצגה או כל תוכן שכולל כתיבה והפקה, הפעלה חברים שניתן לעשות בקריאה מהיום למחר, אם היא רק מוכנה מראש. אלו דברים שלוקחים זמן. שימו לב שציינתי גם הפקה של מוצרים ייחודיים שלוקח זמן לבנות אותם. צ'ופר לאורחים שהילד הכין, ספר שהוא הוציא, תיקיית שירים שהקליטה המשפחה ועוד ועוד. הפיתוח לוקח זמן.
7. לגבי מיתוג, שגם הוא לוקח זמן פיתוח
אני חושבת שאם הסטייל שלכם זה מיתוג- אז לעשות מה שאתם בטוח יודעים שעשוי להיות באירוע ולא תלוי בקיומו או במספר האנשים בו. למשל
- שילוט מעניין (שמצטלם יפה בין אם מגיעים שני אורחים ובין אם באים 300)
- הזמנות לואסאפ (אפילו אם רשום בה שמוזמנים בעיקרון אבל אם משרד הבריאות לא מאפשר את זה אז לפחות שיידעו שהיינו שמחים שתהיו מוזמנים)
- מתוך המיתוגים- מה שצריך להדפיס בכמויות שונות , לברר מראש עם הדפוס מתי חייבים את הקבצים הכי מאוחר ואם זה חשוב לכם – עצבו, מקסימום לא תשתמשו. מצד שני אני מזכירה שגם שקית סוכריות לזריקה שלא כתוב עליה שם הילד היא עדיין שקית סוכריות… לא חייבים למתג כל דבר גם לא בתקופת קורונה.
8. הרשימה האחרונה היא אלו שקוראים להם בקריאה אחרונה
- הקייטרינג הוא הראשון מבין האחרונים – כי הוא זקוק למפרט כמויות
- צוות הצילום של האירוע (אל תתבלבלו עם הבוק שמפיקים לפני האירוע- הוא שייך למחלקה של ההפקות, סעיף 6)
- איפור ותסרוקות
9. מה נשאר פתוח? הרכישות
הביגוד, הצ'ופרים, בר המתוקים והקשקשים לריקודים אם יש בכלל ריקודים. על כל אלה ההמלצה שלי לבחון את עצמכם כמו שבחנו למעלה- מה רמת החשיבות שיש לכל אחד מהאלמנטים האלה בייחוד על השקט הנפשי שלכם. למשל, אם זה שלא תזמיני ביגוד יוציא אותך מדעתך, בייחוד עכשיו כשהחנויות סגורות, לא ניתן למדוד וגם יש תלות בדואר- תזמיני ביגוד נקודה. מקסימום שילמת על בגדים ולא היה אירוע (זה אומר שאני גם מאמינה ומקווה שהבגדים ישמשו אתכם לא רק באירוע עצמו). לפעמים רכישה של שמלת בת מצווה, אפילו אם היא לא תתקיים – תעשה לילדה שלך טוב על הלב. תזכרי שגם כשאי אפשר לעשות אירועים, אפשר בין הסגרים לעשות איתה צילומים. וכך עוברים פריט פריט ולמעשה שואלים – אם אני לא אקנה אותו עכשיו מה יקרה? העולם יפסיק להסתובב או שנמשיך כרגיל.
זהו חברים, אני מקווה שהצלחתי לעשות לכם סדר לפחות קצת. אני פה לעוד שאלות והתלבטויות.
אביטל אריכא,
